Hervé, auditeur EXPERTISO s’est assuré la complicité de CALLIOPE, l’Experte QUALIOPI pour répondre aux questions d’un organisme de formation à propos du Critère 3 :
« Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil,
d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ».
ORGANISME DE FORMATION : Bonjour Calliope, J’ai encore besoin de toi.
J’avance tout doucement avec le référentiel QUALIOPI.
Tu sais ce n’est pas simple pour moi : je ne suis pas rompu comme toi au langage de la Qualité !
Malgré tout je suis persuadé depuis que je fais de la formation de mettre en œuvre tous les outils nécessaires pour être en règle avec l’administration.
Je reviens avec le référentiel.
CALLIOPE : Oui dis-moi, que puis-je faire pour t’aider ?
ORGANISME : J’ai à peu près digéré les deux premiers critères.
Mais, rappelle-moi combien y-a-t-il de critères ?
CALLIOPE : Il y a au total sept critères et 32 indicateurs.
Mais rassure-toi, tu n’es peut-être pas assujetti aux 32 indicateurs.
Certains d’entre eux font référence à des secteurs spécifiques de la formation, comme les CFA (Centres de Formation d’Apprentis) ou les CBC (Centres de Bilans de Compétences) ...
ORGANISME : Tu me rassures un petit peu. Donc je ne devrai pas répondre à l’ensemble des indicateurs. Ouf !
CALLIOPE : Allez ! Un peu de concentration si tu veux bien. Je vais t’expliquer la suite. Nous arrivons au 3ème critère. Il comporte 8 indicateurs.
Cela va de l’indicateur 9 à l’indicateur 16 du référentiel.
ü Les indicateurs 9, 10, 11 et 12 sont communs, de ce fait tout le monde doit y répondre.
ü Le 13 est spécifique pour les OF et les CFA
ü Les 14 et 15 ne concernent que les CFA
ü Et le 16 concerne les OF, CFA et la VAE
Ne t’inquiète pas, au fur et à mesure de ton travail, tu vas finir par les retenir par cœur.
ORGANISME : Vas-y Calliope, je suis tout ouïe et concentré.
CALLIOPE : Ok, le critère 3 s’énonce ainsi, écoute bien : « L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ».
"Oh, là là" tu vas me dire, je pense pour toi !
Ne t’inquiète pas nous allons décortiquer tout cela ensemble.
Demande toi comment ton organisme fait en sorte que les personnes stagiaires trouvent toutes les informations utiles et nécessaires au bon déroulement d'une formation.
C’est bon, on y va ? Nous procédons critère par critère. Tu verras tu vas comprendre très facilement.
L’indicateur 9, commun à tous les organismes énonce ceci : « Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation ».
Ce que le référentiel attend comme réponse : c’est que tu organises l’accueil et tes prestations de formation. Ton mode d'organisation doit-être formalisé et diffusé.
Je te cite les éléments de preuve que recherchera l’auditeur lors de l’audit de certification :
· Un règlement intérieur
· Un livret d’accueil,
· Des convocations
· Des conditions générales d’utilisation (CGU)
· Les noms des référents pédagogiques et administratifs
· Un ou des organigrammes
· Tout ce qui a trait aux aspects périphériques à la formation (l’hébergement, la restauration, les transports, les rémunérations et j’en passe)
· Les modalités d’accès des personnes en situation de handicap
Si tu le désires, nous pouvons détailler ensemble ces éléments de preuve, mais il n’y a rien de bien sorcier dans tout cela.
Je vais te donner une astuce : essaie de te mettre dans la peau d’un de tes stagiaires. Réfléchis à tout ce qui pourrait t'aider à trouver les réponses qui sont nécessaires pour que tu sois à l’aise très rapidement. Ensuite, tu mets en œuvre une bonne organisation et, surtout tu communiques sur celle-ci et tu gardes les traces de son exécution.
Petites précisions : des documents peuvent être adressés par mail ou par courrier.
Des informations peuvent-être délivrées par le biais d’un site internet ou affichées dans les locaux.
N’oublie pas, si tu informes des mineurs, pense à informer leurs représentants légaux.
Si tu réalises des formations en entreprises, c’est leur règlement qui prévaut concernant les mesures de santé et de sécurité.
Petite particularité pour les CBC : il est important que tu informes sur tes engagements déontologiques (le respect du consentement, la confidentialité, la neutralité) et bien sûr cette volonté doit-être connue et communiquée pour ne pas laisser d’ambiguïté.
Allez, une dernière précision et nous pourrons passer à l’indicateur 10.
Un auditeur lors de ton évaluation à la certification, retiendra une non-conformité mineure si dans l’échantillon audité est constatée une information incomplète.
Allez respire, je te laisse quelques instants avant de poursuivre !
ORGANISME : Ça va, merci, expliqué comme cela je comprends mieux ce que je dois faire. Continue.
CALLIOPE : Ok, je continue avec l’indicateur 10. Je te l’énonce, écoute bien : "Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires."
Ce que l’auditeur cherchera à vérifier c’est de savoir si tu fais en sorte que chaque bénéficiaire soit
accompagné selon ses particularités, ses capacités, ses ambitions, ses possibilités.
Bref, mets-tu tout en œuvre pour assurer la réussite de tes bénéficiaires ?
Je souligne que des obligations spécifiques existent pour les CFA, la VAE et les CBC.
Nous y reviendrons si tu le désires.
Mais maintenant occupons-nous de l’indicateur 11 :"Le prestataire évalue l’atteinte des objectifs de la prestation."
Bref, demande-toi si ce que tu mets en œuvre mène au but envisagé.
Avec une obligation spécifique pour la VAE et les nouveaux formateurs.
Allez encore un peu d’attention, nous passons à l’indicateur 12 : "Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours."
Cet indicateur est la suite logique du précédent. Il faut que ton organisation décrite soit effective et mise en œuvre pour la réussite de tes bénéficiaires.
Il faut que tu sois un coach pour eux.
Ici, l’obligation spécifique est pour les CFA uniquement.
Tu vois, tu vas vite t’apercevoir que bon nombre d’indicateurs sont en lien les uns avec les autres.
On continue ?
ORGANISME : Oui c’est vrai, d’accord continuons
CALLIOPE : L’indicateur 13 est spécifique aux OF et CFA : "Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise."
Tu dois démontrer une organisation formalisée conjointement avec l’entreprise.
Là aussi l’obligation spécifique est pour les nouveaux formateurs.
Encore trois indicateurs et tu passeras au critère 4 !
Voici l’indicateur 14 : "Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté."
Il faut que tu apportes une prise en charge et un accompagnement globalisés, dépassant le simple fait d’apporter un enseignement. Faire grandir les personnes au sein de leur environnement.
Là aussi l’obligation spécifique est pour les nouveaux formateurs.
ORGANISME: Merci CALLIOPE pour tes claires explications !
CALLIOPE : Bon, ce n’est pas fini, il nous reste encore deux indicateurs à voir. Je te propose un petit café avant d’y retourner.
ORGANISME : Oh Calliope, tu sais t’y prendre pour détendre l’atmosphère. Ce sera avec plaisir.
CALLIOPE : On peut travailler sérieusement avec simplicité. D’ailleurs, André Rochette, l’inventeur d’ECOSYSTEM, dit que « La simplicité est le secret de la réussite ».
Je t’invite, pour ta réussite à la certification de ne pas faire compliqué.
Mais tu me laisses bavarder et le temps passe. Il faut y retourner. Tu es prêt ?
ORGANISME: Allons-y.
CALLIOPE : Je t’énonce l’indicateur 15 : "Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel."
Cet indicateur est spécifique aux CFA.
ORGANISME : Dis-moi Calliope, les droits et devoirs sont des notions très vastes.
Tu peux m'en dire plus ?
CALLIOPE : Bien sûr. Lors de ton passage à la certification, il faudra que tu sois en mesure de démontrer à l’auditeur que tu informes les apprentis des droits, devoirs et règles que les salariés doivent respecter en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. Ceci pouvant par exemple se contractualiser par un règlement intérieur, des affichages, un livret d’accueil, etc.
ORGANISME : Oui je vois. Cela ne devrait pas être trop compliqué.
CALLIOPE : Oui mais attention. Faire simple, ne veut pas dire ne pas faire. J’attire ton attention : le non-respect même partiel de cet indicateur entraînera une non-conformité majeure. Donc cet indicateur est à travailler sérieusement.
Tu continues à me suivre ? Il nous en reste un à voir et tu pourras faire une pause avant de voir la suite avec un de mes collègues.
ORGANISME: Oui Calliope, je te suis.
CALLIOPE : Voici l’indicateur 16 : "Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification."
Cet indicateur est spécifique pour les OF, CFA et VAE.
ORGANISME : Alors là, il faut que tu m’expliques un peu, car c’est le flou artistique dans ma tête !
CALLIOPE : Ne t’inquiète pas, c’est pour ça que je suis là.
Toutes les certifications sont définies par l’autorité dans leurs modalités de certification, les différents champs de connaissances s’y rapportant, les modalités de délivrance, etc. Il faudra que tu respectes toutes ces exigences. Il faudra donc que tu te tiennes informé de ces référentiels et de ses possibles évolutions.
Comme tout le reste, tu dois être en mesure d’apporter les preuves de quoi que ce soit. Tout élément attestant le suivi et le respect des référentiels (livret d’évaluation, attestations de réussites, rapport de session d’examen, etc.)
Une précision en ce qui concerne la VAE : tu dois démontrer que tu as demandé au certificateur les conditions de présentation aux certifications et les calendriers de jury.
Et attention, là-aussi, j’attire ton attention, le non-respect même partiel de cet indicateur entraînera une non-conformité majeure. Donc l’enjeu est important. Comme tout le reste d’ailleurs.
ORGANISME : Oui Calliope, j’ai bien compris que chaque indicateur est important et qu’il est nécessaire de tous les travailler sérieusement.
CALLIOPE : C’est bien. Voilà ce que j’aime entendre ! Et je terminerai avec une citation de Machiavel :
« Là où la volonté est grande, les difficultés diminuent. »
Et tout simplement : "quand on veut, on peut."
Voilà tu viens d’atteindre le 4ème niveau. Bravo, je te laisse poursuivre ta quête avec mon collègue.
ORGANISME : Merci CALLIOPE, et merci à tous les consultants d’EXPERTISO. Vous me dites les choses tellement simplement que tout s’éclaire pour moi !
Grâce à vous je me sens ragaillardi et je serai vite prêt pour le QUALIOPI !